BBP - e-PAM, eina de seguiment del Pla d'Acció Municipal

Ambito / Transparència

e-PAM, eina de seguiment del Pla d'Acció Municipal

Atenent la demanda ciutadana de més participació i transparència en les administracions, l'Ajuntament de Mataró ha desenvolupat l'aplicació web e-PAM, una eina que facilita la participació ciutadana en el programa de govern i incideix en el retiment de comptes i la transparència.

La idea va sorgir l'any 2012 fruit de les aportacions i suggeriments dels participants als Consells Municipals de Participació, amb l'objectiu de sistematitzar la recollida de propostes ciutadanes, fer efectiva la seva inclusió en el programa de govern i permetre la seva fiscalització. Amb aquest encàrrec i a través d'un equip multidisciplinar format per les diferents àrees de l'ajuntament, el Consistori es va posar a dissenyar una eina informàtica per tal de fer possible aquest nou instrument de gestió, fiscalització i participació. Cal destacar que el projecte es va assumir íntegrament i per tant no va suposar cap cost afegit.

En els tres primers anys de funcionament, l'e-PAM ha inclòs més de 200 propostes ciutadanes al sistema, i ofereix un sistema de comunicació que permet contactar directament amb els responsables polític i tècnic de cada actuació. La mitjana mensual de visites al web ha anat pujant des del seu inici, i d'aquesta manera l'e-PAM s'ha anat consolidant com una plataforma online permanentment actualitzada que permet quantificar el nivell de compliment dels compromisos electorals adquirits.

Àmbit:

Transparència

Subàmbit:

----

Data d'inici:

01/01/2012

Data de finalització:

Indefinida

Província:

Barcelona

Municipi:

Mataró

Nombre d'habitants:

124084

Nombre de visites:

1903

Valoració:

Bona pràctica

Més informació

Persona de contacte:

Jordi Arderiu

Càrrec:

Cap de Servei d'Estudis i Planificació

Ens:

Ajuntament de Mataró

Lloc web:

mataro.cat

Adreça electrònica:

jarderiu@ajmataro.cat

Telèfon / Fax:

93 758 21 00

Adreça:

C/ la riera, 48, Mataró

Descripció de la pràctica

Context i motivacions per impulsar el projecte i situació prèvia a la iniciativa

El model participatiu de Mataró es basa en els Consells Municipals, espais de diàleg entre veïns, associacions i ajuntament. Precisament fruit dels debats i reflexions d'aquests Consells, es palesa la necessitat de revisar el model participatiu per tal que la ciutadania percebi els mecanismes que es posen al seu abast com a realment útils i avaluables.

Amb aquest objectiu, un equip de l'Ajuntament dissenya una proposta tècnica per tal que el ciutadà pugui conèixer en tot moment l'estat de desenvolupament de les accions previstes. Alhora, això es converteix en una eina de bona gestió interna ja que permet als diferents serveis gestors de l'Ajuntament autoavaluar-se regularment i reconèixer el seu treball dins els grans eixos d'actuació municipals.

Vist des d'una perspectiva àmplia, L'e-PAM afronta un problema molt més general com és el de la mala percepció de la ciutadania respecte de la transparència de les administracions públiques. En aquest sentit, s'alinea plenament amb els objectius de la nova Llei catalana de transparència, accés a la informació pública i bon govern (19/2014).

Objectius de la pràctica

General:

• Ajudar a incrementar i millorar qualitativament la participació ciutadana
- Generar fonts de coneixement dins el propi ajuntament i incorporar la filosofia de la millora contínua dels processos

Específic:

• Posar a l'abast del ciutadà la informació sobre el desenvolupament de l'activitat de l'administració i dels compromisos del govern
- Permetre l'anàlisi de l'acció de govern diferenciada per sectors i per territoris
- Esdevenir una eina de bona gestió interna per als responsables polítics i tècnics
- Donar compliment a la nova Llei catalana de transparència, accés a la informació pública i bon govern (19/2014)

Diagnosi prèvia a la pràctica

Ens que ha realitzat la diagnosi	Tipus de diagnosi	Participació d'actors	Tipus d'ens
Ajuntament de Mataró	Interna	Participativa	Administració local
Documentació	1487diagnostico.pdf	"http://www.bbp.cat/diagnosisadjuntos/1487diagnostico.pdf"
Descripció	Malgrat no ser un document de diagnosi formal, el problema es descriu i palesa en el marc dels Consells Municipals Participatius de Mataró, que posen de manifest les mancances del sistema de participació actual i la necessitat de revisar el model. Aquest és l'encàrrec que pren el Servei d'Estudis i Planificació de l'ajuntament i que desemboca, entre d'altres iniciatives, amb el disseny de l'e-PAM.

Població objectiu i abast territorial (districte, barri, etc.)

Població:
La població objectiu és la ciutadania de Mataró en general

Territori:
El municipi de Mataró

Vinculació amb altres programes o actuacions

La pràctica està estretament vinculada amb els objectius del Pla d'Acció Municipal, eix 4 Mataró Eficient i l'eix 8 Mataró Social i Integradora. Concretament, l'ePAM dóna compliment al compromís 4.5.4 Difondre al web el grau d'execució del PAM a partir d'un quadre de comandament

A més, podem dir que l'ePAM s'emmarca també en la revisió del model participatiu que propicia un nou Reglament de Participació Ciutadana, on s'estableix el marc global d'actuació en aquest àmbit.

Implementació

Fases i principals línies d'actuació

El procés de disseny i implantació de l'eina ha tingut tres blocs principals:

1- DESENVOLUPAMENT INICIAL

És sobretot un treball de disseny. Les accions es basen en la gestió dels eixos, àmbits, programes, accions i comentaris a incloure al nou aplicatiu. Es necessita molta coordinació entre departaments i hi ha un gran nombre d'enviament de correus als responsables, reunions per avaluar els nivells d'assoliment, etc.

2- INTRODUCCIÓ I GESTIÓ DE DADES

En base al treball anterior, es procedeix a l'assignació de projectes als àmbits, inclusió de la informació de comptabilitat i gestió de la seguretat.

3- DESENVOLUPAMENT, SEGUIMENT I MILLORES

Amb la voluntat de continuar desenvolupant i complementant l'eina, el 2013 s'incorpora a l'aplicació un apartat específic que permet incorporar la Memòria del'activitat municipal. Aquest apartat segueix una estructura similar a la del PAM, però arribant a nivell de programa pressupostari.

En resum, l'aplicació web ePAM té en aquests moments tres anys de funcionament i durant aquest període ha anat introduint nous elements i incorporant millores, fins al punt que a octubre de 2015 ja s'està treballant en la transició cap a un sistema integral de gestió. A continuació resumim les dates clau amb les seves actuacions:

Actors que hi han intervingut

Nom	Tipus	Fase en la qual intervé	Tipus d'intervenció
Servei d'Estudis i Planificació	Administració local	Totes	Totes
Servei d'Informació i Telecomunicacions	Administració local	Disseny	Col·laborador
Àrea d'Administració i Atenció Ciutadana	Administració local	Disseny	Col·laborador
Àrea de Promoció Econòmica i Innovació	Administració local	Disseny	Col·laborador

Recursos econòmics

Total euros per període

Característiques generals del finançament (períodes, tipus...):

L'e-PAM s'ha dissenyat i implementat només amb recursos propis de l'Ajuntament de Mataró, amb personal adscrit que ha dedicat una part del seu temps a desenvolupament de l'eina. Així, no ha representat cap despesa ni l'assignació de cap partida pressupostària.

Durant els mesos de disseny i posada en marxa de l'aplicació, el tècnic líder del projecte hi ha dedicat al voltant d'un 40% del seu temps, mentre que la resta de tècnics d'àrees complementàries hi ha dedicat aproximadament un 10% de la seva jornada laboral.

Recursos humans

El projecte s'ha portat a terme amb recursos propis, concretament amb dedicació de personal del Servei de Sistemes d'Informació i Telecomunicacions i del Servei d'Estudis i Planificació de l'Ajuntament de Mataró.

Fase de Desenvolupament (Any 2012):

Cap del Servei d'Estudis i Planificació: 15%
1 Tècnica del Servei d'Estudis i Planificació: 15%
1 Tècnic mitjà del Servei de Sistemes d'Informació i Telecomunicacions: 25 %

Seguiment i avaluació (Any 2013 i següents):

1 Tècnica del Servei d'Estudis i Planificació: 15%
1 Tècnic mig del Servei de Sistemes d'Informació i Telecomunicacions: 10%
Cap del Servei d'Estudis i Planificació: 5%

A part, hi ha tota la dedicació del personal destinada a introduir la informació i avaluar el seguiment del propi PAM.

Normes i mecanismes de participació implementats

Malgrat es tracta d'una proposta genuïnament tècnica, el cert és que la idea i concepció inicial parteix dels processos de participació ciutadana que recullen aportacions en el sentit de sistematitzar la recollida de propostes ciutadanes.

Resultats

Descripció dels productes assolits

El principal producte de l'experiència és la pròpia plataforma online, que és una eina dinàmica i viva ja que està permanentment actualitzada a través del seguiment intern del PAM que es fa des del Servei d'Estudis i Planificació de l'ajuntament, i a més permet als ciutadans contactar amb els responsables de cada actuació en concret.

L'ePAM té dues dimensions ben diferenciades. Internament, permet als diferents serveis gestors de l'Ajuntament autoavaluar-se regularment i reconèixer el seu treball dins els grans eixos d'actuació municipals. Externament, ofereix als ciutadans informació clara sobre l'estat de compliment dels compromisos de govern i en permet la monitorització constant.

Documentació produïda (informes, memòries, projectes, material de difusió...)

Nom	Tipus	Data	Disponibilitat	Documentació adjunta
Memòria e-PAM	Memòria	01/05/2014	Consultar ens	Memòria e-PAM.pdf

Difusió de la pràctica

A més del web municipal l'e-PAM s'ha utilitzat en diferent audiències públiques en les que l'Ajuntament rendia comptes sobre l'execució del seu pressupost i el grau d'assoliment de les accions desenvolupades.

Després de ser una bona pràctica premiada, també s'ha difós als mitjans de comunicació locals, amb notícies com les següents:

http://www.totmataro.cat/ciutat/societat/item/27148-premi-per-l-eina-que-permet-seguir-per-internet-l-aplicacio-del-pam

http://www.mataro.cat/web/portal/contingut/noticia/2013/06/10985_premis_bdigital_pam.html

http://www.mataro.cat/web/portal/contingut/noticia/2014/11/11756_premis_alfons_ortuno_whatsapp_i_epa
m.html

Reconeixements i presentacions

La pràctica ha obtingut dos importants premis fins avui:

- Premi Bdigital 2013 a la Innovació Digital, que organitza el centre Barcelona Digital Centre Tecnològic

- Premi Alfons Ortuño 2014 en l'àmbit de gestió pressupostària, avaluació i transparència, organitzat per l'Escola d'Administració Pública de Catalunya (EAPC), guardonats

Impacte

L'e-PAM ha tingut impactes molt importants a diversos nivells. D'una banda, ha permès involucrar molt més activament la ciutadania en el disseny i l'avaluació dels compromisos de govern. Una mostra d'aquesta participació són les més de 200 propostes ciutadanes provinents dels Consells Municipals de Participació incloses al sistema, així com més les més de 70 al·legacions incorporades també.

Una altra dada que mostra l'interès ciutadà és el nombre de visites al web, que ha anat pujant progressivament i que al 2014 se situava al voltant de 400 visites mensuals.

D'altra banda, la implamentació de l'ePAM ha requerit un coordinació i treball molt intens dels diferents departaments de l'ajuntament, la qual cosa ha significat el desenvolupament d'una filosofia cooperativa interdepartamental i de millora contínua en l'organització.

Avaluació

Tipus

Interna

Ens

Ajuntament de Matar�

Document adjunt

1196evaluacion.pdf

Principals conclusions

Observacions generals i aspectes assolits respecte als objectius inicials

Després de tres anys de funcionament, podem dir que l'ePAM ha aconseguit els seus objectius com a font informativa i com a eina per incrementar i millorar la participació ciutadana de Mataró. Els indicadors que es desprenen de l'avaluació feta el 2014 mostren una evolució molt positiva del projecte. De fet, el dinamisme de l'eina ha fet que s'anessin introduint actualitzacions i millores, com l'automatització de la memòria anual l'any 2013. Al 2015 aquest projecte ja té un nou repte i camina cap a un sistema integral de gestió que ha de veure la llum properament.

Punts forts de la pràctica

- Facilita la implicació ciutadana en l'elaboració de propostes i el seu seguiment
- Concentra tota la informació en un aplicatiu web senzill i funcional, de manera que es pot accedir arreu de manera intuïtiva
- Permet contactar directament amb els responsables municipals de cada actuació
- Es avaluable amb indicadors quantificables i de fàcil interpretació
- El cost és zero perquè s'ha dissenyat i implementat exclusivament amb el personal propi de l'Ajuntament
- Serveix a nivell intern (Ajuntament) com a element cohesionador i com a mètode de cooperació i coordinació entre departaments

Punts dèbils de la pràctica

- El gran nombre d'eixos, àmbits, objectius i accions poden fer que un ciutadà poc avesat a aquest tipus d'informació ho trobi confús

Propostes de millora de la pràctica

- Donat el gran nombre de paràmetres que s'interrelacionen (prioritats, serveis, programes, indicadors, accions), és aconsellable la transició cap a un sistema integral de gestió, projecte en el qual ja s'està treballant.

Possibilitats de realitzar la pràctica a altres àmbits o entitats

El model de dades es completament exportable a altres administracions, sempre que es disposi de la infraestructura tecnològica, que en aquest cas es tracta d'un servidor d'aplicacions Java (Jboss o tomcat) i un sistema gestor de base de dades (Oracle). L'aplicació és molt estable i no requereix manteniment correctiu (incidències). El tècnic responsable del desenvolupament només té una dedicació puntual.