El gener de l'any 2015 va entrar en vigor la Llei 25/2013, de 27 de setembre, d'impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el Sector Públic. Aquesta llei és una reforma estructural que impulsa l'ús de la factura electrònica i crea el registre comptable, que permetrà agilitzar els procediments de pagament al proveïdor i donarà certesa de les factures pendents de pagament.

D'altra banda, l'octubre de 2016 va entrar en vigor la Llei 39/2015 de transparència i administració electrònica. Aquesta llei té un objectiu clar de regular les relacions entre les Administracions i els ciutadans en la que es té en compte el desenvolupament de tecnologies de la informació i comunicació dels últims anys i com afecta a les relacions de les administracions amb la ciutadania i empreses.

Totes les empreses que mantinguin una relació econòmica i de provisió amb el consistori.

La pràctica està vinculada amb la transparència i la formació respecte la nova llei de procediment administratiu 39/2015.

En primer lloc, es van crear unes llistes dels proveïdors més habituals del municipi i dels proveïdors habituals de fora del municipi. Aquestes llistes són dinàmiques i van creixent a mesura que se'n va fent difusió des del propi Ajuntament i a través del boca-orella entre els mateixos proveïdors. Depenent de la procedència d'aquests es realitzaven tutories in situ o bé per telèfon.

La implantació del circuït de signatura electrònica de totes les factures es fa a través del Programa Firmadoc per la gestió electrònica dels processos econòmics. A l'any 2016 es va adquirir el programa Firmadoc per tal de complir amb l'obligació legal de l'expedient electrònic dins del projecte de modernització de l'Administració local. Aquest programa ha permès signar electrònicament tots els documents elaborats amb contingut econòmic.

A partir de l'adaptació d'aquest programa es va realitzar la formació i suport intern de les administratives al programa Firmadoc i factura electrònica en tota la seva implantació del nou circuit de signatura i operacions comptables, així com la formació i assistència en facturació electrònica, de forma presencial en la seu de l'empresa, en línia i múltiples acompanyaments en la resolució d'incidències i dubtes als proveïdors.

D'altra banda, hi va haver suports externs en forma de sessions de formació a entitats sobre l'Administració electrònica en qualitat de potencials beneficiaris de futures subvencions. Una sessió realitzada al novembre de 2016 i una altra al 2017; i una sèrie de tutories personalitzades in situ a diferents comerços per la utilització de la factura electrònica.

-

No hi ha pressupost específic

Detecció i promoció de la facturació electrònica per part dels administratius de les diferents àrees i es porta a la pràctica per part de l'administrativa de Serveis Econòmics.

•Tutories personalitzades in situ per als proveïdors del municipi, ensenyant-los el funcionament del programa Firmadoc.
•Tutories personalitzades per telèfon als proveïdors de fora del municipi, fent-los un tutorial via telefònica de com omplir i enviar les factures a través del programa Firmadoc.
•Sessió de formació a diferents comerços per la utilització de la factura electrònica.
•S'han beneficiat d'aquestes tutories 100 empreses.

La noticia va sortir publicada a la revista d'informació municipal “Vila Primilia” i a la web de l'ajuntament de Premià de Mar: http://www.premiademar.cat/document.php?id=12748

• Ha agilitzat la gestió. Si bé requereix una mínima inversió de temps les primeres vegades, una vegada es té per mà estalvia molt de temps.
• Ha aportat un major control sobre els estats de la factura i els pagaments, tant per administració com per empreses.
• Ha afavorit la transparència.
• Alguns proveïdors han adequat la facturació electrònica per a la resta de les seves activitats, més enllà de les seves relacions amb l'administració.

• La seva metodologia en forma de tutories afavoreix l'enteniment i adopció del nou model de facturació electrònica.

•Desconeixement de les empreses sobre les eines per poder treballar amb factures electròniques.
•Hi havia altres aplicacions que dificultaven l'entrada a l'ús de les factures electròniques.

La proposta de millora més destacable seria aconseguir una millor difusió de què és i com s'utilitzen aquestes aplicacions de facturació electrònica de cara a reduir aquest esforç inicial per part de les empreses proveïdores.

A partir d'aquesta llei de factures electròniques, són ja diversos els ajuntaments que han dictat ordenances que fan obligatori, no només per Societats Limitades i Societats Anònimes, l'ús d'aquest tipus de facturació. És per això, que havent fet una evolució des de la primera implementació es podria entendre com a següent pas fer-ho obligatori per tothom.

Resultaria interessant replicar aquesta pràctica en tant que suposa una millora en la gestió i agilització de la tramitació del pagament de les factures a proveïdors dels Ajuntaments.