Àmbit /
Noves tecnologies
Noves tecnologies
Participació ciutadana
Guardar 
Compartir
Simplificació de la gestió econòmica
E-factura i carpeta electrònica del proveïdor
E-factura i carpeta electrònica del proveïdor
L'Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat ha desenvolupat una seu electrònica per a tràmits i gestions, diverses eines informàtiques i una plataforma web per a la gestió econòmica del consistori amb els seus proveïdors.
El projecte ha permès la simplificació dels processos interns relacionats amb la gestió econòmica de l'Ajuntament, la millora de la relació entre aquest i els proveïdors tot facilitant els tràmits amb l'administració per mitjans electrònics, a través del desenvolupament i millora d'eines com el backoffice i la carpeta al proveïdor. En aquest sentit s'ha creat un espai restringit per a cada proveïdors (carpeta del proveïdor) on es pot accedir a la documentació i dades de què disposa l'Ajuntament, com són l'estat de tramitació de les factures, data de pagament, certificats, etc.
L'impacte ha estat positiu en la mesura que s'ha simplificat el procés reduint el termini de tramitació de 28 a 7 dies, i eliminant en la totalitat el paper. També s'ha vist reduït en un 13% el temps de les atencions presencials a la ciutadania.
El projecte ha permès la simplificació dels processos interns relacionats amb la gestió econòmica de l'Ajuntament, la millora de la relació entre aquest i els proveïdors tot facilitant els tràmits amb l'administració per mitjans electrònics, a través del desenvolupament i millora d'eines com el backoffice i la carpeta al proveïdor. En aquest sentit s'ha creat un espai restringit per a cada proveïdors (carpeta del proveïdor) on es pot accedir a la documentació i dades de què disposa l'Ajuntament, com són l'estat de tramitació de les factures, data de pagament, certificats, etc.
L'impacte ha estat positiu en la mesura que s'ha simplificat el procés reduint el termini de tramitació de 28 a 7 dies, i eliminant en la totalitat el paper. També s'ha vist reduït en un 13% el temps de les atencions presencials a la ciutadania.
Àmbit:
Noves tecnologies
Subàmbit:
Participació ciutadana
Data d'inici:
01/01/2012
Data de finalització:
01/01/2012
Província:
Barcelona
Municipi:
Sant Feliu de Llobregat
Nombre d'habitants:
43671
Nombre de visites:
1640
Valoració:
Pràctica Significativa
Més informació
Persona de contacte:
Mario Alguacil
Càrrec:
Director de Tecnologies i Gestió del Coneixement
Ens:
Ajuntament Sant Feliu de Llobregat
Lloc web:
Adreça electrònica:
alguacilsm@santfeliu.cat
Telèfon / Fax:
936858000
Adreça:
Plaça de la Vila, 1
Descripció de la pràctica
Context i motivacions per impulsar el projecte i situació prèvia a la iniciativa
A partir de l'aprovació de la Llei 11/2007, de 22 de juny, d'Accés electrònic dels ciutadans als serveis públics (LAECSP), la seva normativa de desenvolupament i la legislació en matèria d'administració electrònica catalana, l'ajuntament de Sant Feliu de Llobregat s'ha implicat en el desenvolupament de l'Administració electrònica, i totes les eines i instruments que avala la normativa. Aquest projecte respon a l'aposta que fa l'ajuntament per l'administració electrònica i per les eines que avala la normativa per a la modernització de l'administració pública.
Objectius de la pràctica
General:
- Facilitar l'accés dels proveïdors a les dades i documentació de l'Ajuntament en relació als tràmits de l'àrea econòmica.
- Simplificar i reduir els terminis de tramitació.
- Assolir l'expedient electrònic íntegrament.
Específic:
- Aplicar criteris d'eficàcia i eficiència en els processos de l'àmbit econòmic de l'ajuntament.
- Analitzar i optimitzar els procediments de tramitació.
- Controlar els processos de tramitació i seguiment de la despesa.
- Facilitar la gestió de les partides pressupostàries.
- Minimitzar els risc de pèrdua de documents.
- Reduir generació de paper.
Diagnosi prèvia a la pràctica
Població objectiu i abast territorial (districte, barri, etc.)
Aquesta eina està destinada als proveïdors de l'ajuntament de Sant Feliu, i a la mateixa gestió interna de l'Ajuntament.
Vinculació amb altres programes o actuacions
És una part fonamental de la seu electrònica de l'ajuntament de Sant Feliu de Llobregat.
Implementació
Fases i principals línies d'actuació
Per a desenvolupar aquest projecte es van dur a terme accions en dos àmbits: en el backoffice de l'organització i en la seu electrònica de l'ajuntament. En aquest sentit, l'objectiu és integrar la tramitació electrònica dels proveïdors amb la gestió interna de l'Ajuntament.
1. Backoffice. Signatura electrònica dels documents comptables:
- Constitució d'un grup de treball per a la definició del nou circuit de tramitació dels documents comptables.
- Escanejar les factures en paper i incorporar-les a la plataforma.
- Implantació de la signatura electrònica.
- Adaptació del programa de comptabilitat SICAL.
- Creació de l'eina de signatura electrònica.
- Adquisició de certificats electrònics.
- Automatització de les fases del procés: relacions d'aprovació i de pagaments, etc.
- Formació i entrenament a càrrecs electes i personal tècnic.
2. Seu electrònica. Inclou tres serveis a disposició dels proveïdors:
- Adaptació per a la recepció de factures electròniques: adaptació de les aplicacions corporatives, definir el procés de càrrega de factures i les dades addicionals que s'han de carregar a cadascuna de les factures, definir els estats que s¡informen a la plataforma, servei de consulta de factures (exercici 2011).
- La carpeta del proveïdor: espai a la seu electrònica que mostra la informació i documentació en possessió de l'ajuntament per a cada proveïdors municipal particularment (dades identificatives del proveïdor, factures, registre d'entrada i sortida, certificats de retencions, accés al perfil del contractant, accés al catàleg de tràmits, els meus tràmits, suport, accés a la bústia de lliurament de factures electròniques, accés al validador de documents electrònics, accés a la seu electrònica).
- Accés a la carpeta des dels smartphone amb certificat digital.
1. Backoffice. Signatura electrònica dels documents comptables:
- Constitució d'un grup de treball per a la definició del nou circuit de tramitació dels documents comptables.
- Escanejar les factures en paper i incorporar-les a la plataforma.
- Implantació de la signatura electrònica.
- Adaptació del programa de comptabilitat SICAL.
- Creació de l'eina de signatura electrònica.
- Adquisició de certificats electrònics.
- Automatització de les fases del procés: relacions d'aprovació i de pagaments, etc.
- Formació i entrenament a càrrecs electes i personal tècnic.
2. Seu electrònica. Inclou tres serveis a disposició dels proveïdors:
- Adaptació per a la recepció de factures electròniques: adaptació de les aplicacions corporatives, definir el procés de càrrega de factures i les dades addicionals que s'han de carregar a cadascuna de les factures, definir els estats que s¡informen a la plataforma, servei de consulta de factures (exercici 2011).
- La carpeta del proveïdor: espai a la seu electrònica que mostra la informació i documentació en possessió de l'ajuntament per a cada proveïdors municipal particularment (dades identificatives del proveïdor, factures, registre d'entrada i sortida, certificats de retencions, accés al perfil del contractant, accés al catàleg de tràmits, els meus tràmits, suport, accés a la bústia de lliurament de factures electròniques, accés al validador de documents electrònics, accés a la seu electrònica).
- Accés a la carpeta des dels smartphone amb certificat digital.
Actors que hi han intervingut
| Nom | Tipus | Fase en la qual intervé | Tipus d'intervenció | |||
Serveis econòmics |
Administració local |
Totes |
Col·laborador |
|||
Tecnologies i gestió del coneixement |
Administració local |
Totes |
Totes |
|||
Recursos econòmics
Total euros per període
45000
Llista de recursos econòmics:
| Nom de l'ens | Modalitat de l'aportació | Període de finançament | Quantitat | Observacions | ||||||
| Des de | Fins a | |||||||||
| Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat | Fons propis | Indefinida | Indefinida | 45000 | ||||||
Recursos humans
L'equip de treball d'aquest projectes està format pel Director de Tecnologies i Gestió del Coneixement, la interventora, la Cap de l'Oficina Econòmica, la Cap de la Unitat d'Informació de Base, el Cap de la Unitat d'Informàtica, Cap de la Unitat de Gestió del Coneixement i Qualitat i el responsable de Desenvolupament d'Aplicacions.
Per fases, l'equip es distribueix:
- En la fase del backoffice (signatura electrònica als documents comptables) hi participen el cap de la Unitat de Gestió del Coneixement, un tècnic de Noves Tecnologies, el cap de la Unitat d'Informació de Base, la Oficina Econòmica, Intervenció i el cap de la Unitat d'Informàtica.
- En la fase de desenvolupament de la factura electrònica hi van participar el cap de la Unitat d'Informació de Base, el Gestor i dinamitzador de webs municipals i un proveïdor extern (AUDIFILM ABI s.l.).
- En la fase de consulta de les factures hi participen el cap de la Unitat d'Informació de Base i gestor i dinamitzador de webs municipals.
- En la fase de desenvolupament de la carpeta del proveïdor hi participen el gestor i dinamitzador de webs municipals, el cap de la Unitat d'Informació de Base i un tècnic de noves tecnologies.
Per fases, l'equip es distribueix:
- En la fase del backoffice (signatura electrònica als documents comptables) hi participen el cap de la Unitat de Gestió del Coneixement, un tècnic de Noves Tecnologies, el cap de la Unitat d'Informació de Base, la Oficina Econòmica, Intervenció i el cap de la Unitat d'Informàtica.
- En la fase de desenvolupament de la factura electrònica hi van participar el cap de la Unitat d'Informació de Base, el Gestor i dinamitzador de webs municipals i un proveïdor extern (AUDIFILM ABI s.l.).
- En la fase de consulta de les factures hi participen el cap de la Unitat d'Informació de Base i gestor i dinamitzador de webs municipals.
- En la fase de desenvolupament de la carpeta del proveïdor hi participen el gestor i dinamitzador de webs municipals, el cap de la Unitat d'Informació de Base i un tècnic de noves tecnologies.
Resultats
Descripció dels productes assolits
El producte d'aquest projecte és la mateixa seu electrònica i els recursos que ofereix tant per al treball intern de l'Ajuntament (backoffice, etc.), com per a la relació d'aquest amb els proveïdors (carpeta del proveïdor, etc.). En aquest sentit, també s'ha creat una versió de la seu per a dispositius mòbils.
Documentació produïda (informes, memòries, projectes, material de difusió...)
| Nom | Tipus | Data | Disponibilitat | Documentació adjunta | ||||
| Premis Alfons Ortuño, primera edició | Memòria | 01/01/2013 | Sí disponible | premis_alfons_ortu_o_1a_ed_ampliada.pdf |
||||
| Memòria Descriptiva | Memòria | 01/09/2012 | Consultar ens | Memoria_PremisAlfonsOrtuño _2_ (2).pdf |
||||
Difusió de la pràctica
S'ha fet difusió a partir de l'atorgament del Premi Alfons Ortuño, i la documentació que ha generat.
Reconeixements i presentacions
Ha rebut l'accèssit en l'àmbit de gestió pressupostària, avaluació i transparència en la primera edició dels Premis Alfons Ortuño (2013), atorgats per l'Escola d'Administració Pública de Catalunya.
Com a eina que forma part de la seu electrònica de l'Ajuntament, ha rebut el 2on premi d'Administració Oberta del 2014 (en el tram de municipis de 20.000 a 50.000 habitants), que atorga el Consorci d'Administració Oberta de Catalunya.
Com a eina que forma part de la seu electrònica de l'Ajuntament, ha rebut el 2on premi d'Administració Oberta del 2014 (en el tram de municipis de 20.000 a 50.000 habitants), que atorga el Consorci d'Administració Oberta de Catalunya.
Impacte
Aquet projecte ha generat impactes a curt i llarg termini. Des del punt de vista intern, s'ha simplificat el procés reduint el termini de tramitació de 28 a 7 dies, i eliminant la totalitat del paper. També es va reduir un 13% el temps de les atencions presencials a la ciutadania.
A llarg termini, i d'una manera més qualitativa, el fet d'haver portat a terme aquesta simplificació de processos interns ha facilitat l'adaptació de l'Ajuntament de Sant Feliu als canvis posteriors requerits per les lleis de transparència espanyola i catalana.
A llarg termini, i d'una manera més qualitativa, el fet d'haver portat a terme aquesta simplificació de processos interns ha facilitat l'adaptació de l'Ajuntament de Sant Feliu als canvis posteriors requerits per les lleis de transparència espanyola i catalana.
Avaluació
Principals conclusions
Observacions generals i aspectes assolits respecte als objectius inicials
Entre les principals transformacions arrel de la posada en marxa d'aquest projecte, destacaríem el fet d'haver implantat expedients electrònics íntegrament i facilitar l'accés a les dades i documentació, principalment de l'àrea econòmica.
La lògica que impera darrera de tots els canvis, ha estat la recerca de l'eficàcia i l'eficiència en els processos interns de l'Ajuntament, optimitzant els procediments de tramitació, reduint el risc de pèrdua de documents i la generació de paper.
La lògica que impera darrera de tots els canvis, ha estat la recerca de l'eficàcia i l'eficiència en els processos interns de l'Ajuntament, optimitzant els procediments de tramitació, reduint el risc de pèrdua de documents i la generació de paper.
Punts forts de la pràctica
El punt fort d'aquesta pràctica és precisament el fet que combina les eines de l'administració electrònica per integrar la tramitació de les empreses i professionals proveïdors amb la gestió interna de l'ajuntament.
Igualment, és molt valuós el procediment automatitzat que permet l'eina i la facilitat d'accés a la informació que té l'ajuntament per part dels proveïdors.
Igualment, és molt valuós el procediment automatitzat que permet l'eina i la facilitat d'accés a la informació que té l'ajuntament per part dels proveïdors.
Punts dèbils de la pràctica
Dificultats que alguns proveïdors es van trobar a l'hora de presentar factures electròniques, que va requerir un suport i seguiment exhaustiu per part de l'àmbit econòmic de l'Ajuntament.
Propostes de millora de la pràctica
Continuar treballant per assolir la implantació de la factura electrònica a la totalitat de proveïdors de l'Ajuntament (fins ara, per disposició reglamentària, es va establir l'obligació de facturar electrònicament en imports superiors a 5.000 ; a partir de gener de 2016 aquesta obligació s'estén a la totalitat de factures).
Per altra banda, cal millorar l'accessibilitat per part dels proveïdors a la carpeta i posar a la seva disposició més informació que sigui del seu interès.
Per altra banda, cal millorar l'accessibilitat per part dels proveïdors a la carpeta i posar a la seva disposició més informació que sigui del seu interès.
Possibilitats de realitzar la pràctica a altres àmbits o entitats
Aquest projecte és fàcilment transferible ja que es pot implementar en qualsevol eina de tramitació i gestió que utilitzin els ajuntaments.
Igualment, el procés s'integra amb el servei e-FACT del Consorci d'Administració Oberta de Catalunya i amb la plataforma de validació de certificats digitals de l'Agència Catalana de Certificació.
Igualment, el procés s'integra amb el servei e-FACT del Consorci d'Administració Oberta de Catalunya i amb la plataforma de validació de certificats digitals de l'Agència Catalana de Certificació.
Proposa una bona pràctica
Animem els ajuntaments de més de 5.000 habitants de Catalunya a proposar una bona pràctica.